Gestion des interventions techniques – Rapports d’intervention

Gestion des interventions techniques : Comment générer des rapports d’intervention plus rapidement et facilement ?

L’édition d’un rapport d’intervention, aussi indispensable qu’elle soit pour les techniciens travaillant en mobilité, constitue une tâche très contraignante. C’est pourtant un support essentiel, puisqu’il justifie chaque étape d’une intervention technique, de la demande initiale du client à la validation finale de la prestation.
Mais le rapport technique est chronophage, énergivore et trop souvent source d’erreur. La solution ? Une dématérialisation de la gestion des interventions techniques ! Découvrez comment faciliter et accélérer de manière substantielle, la production et l’exploitation de vos rapports d’intervention, grâce à une application mobile spécialisée. Démonstration.

Pourquoi le rapport technique est-il essentiel à la gestion de vos interventions ?

L’objectif du rapport d’intervention technique est de faire consigner en toute transparence, par le collaborateur travaillant sur le terrain, l’ensemble des actions qu’il aura réalisées pour une intervention donnée. Une traçabilité qui permet à votre client d’approuver le descriptif de chaque étape de l’intervention, et de valider le travail effectué par une signature, enclenchant ainsi le process de facturation.
Dans le cadre d’une intervention interne à l’entreprise, le rapport d’intervention permet le suivi des actions menées sur les différents sites, la programmation des interventions suivantes, l’anticipation des éventuelles commandes et la maintenance correspondante…

Certains éléments, outre les coordonnées et les éléments nécessaires à la communication entre l’intervenant et le bénéficiaire de l’intervention, doivent obligatoirement apparaître dans le contenu du rapport technique :

  • la demande initiale détaillée pour lever toute ambigüité sur la nature de l’intervention à venir,
  • les explications sur la mission, et les précisions jugées utiles à son bon déroulement,
  • le matériel choisi pour comprendre l’intervention,
  • les matériaux utilisés pour faciliter la gestion des stocks par exemple,
  • les anomalies détectées et les écueils rencontrés afin d’y apporter les solutions adéquates en connaissance de cause.

Et l’utilité du rapport d’intervention technique va encore plus loin que la prestation fournie à un moment T !
En effet, une bonne gestion et un suivi des interventions techniques permet de disposer d’un historique précis par client ou par site, des actions effectuées et des équipements concernés, de vérifier le respect des législations le cas échéant, de connaître exactement le nombre d’heures travaillées, ou de pouvoir consulter les recommandations du technicien pour « la suite ». Il ne reste plus qu’à envoyer un exemplaire du rapport à chacune des parties, et le tour est joué ! Mais ce n’est pas si simple…

Comment générer des rapports d’invervention automatisés ?

Les limites du rapport d’intervention papier (ou tel que nous le connaissons)

Le rapport d’intervention technique représente donc une somme considérable d’informations, de préconisations, de précisions… une traçabilité indispensable qui concourt à un service de meilleure qualité, de manière générale.
Mais à quel prix pour le travailleur ? Celui du temps au quotidien, justement passé avec plus ou moins d’ardeur, à renseigner les fiches d’intervention qui se succèdent, au détriment de son temps de travail, et de la considération portée à son client. Mais ce n’est pas tout ! Un autre écueil de taille est caractéristique de ce type de reporting : la démultiplication à l’infini des risques d’erreurs.

Explication : la saisie est effectuée sur papier par les intervenants techniques, voire sous word/excel par les auditeurs, puis une « ressaisie » est effectuée par les services administratifs dans le système d’information de l’entreprise. Entre la difficulté à compiler des informations en provenance de différentes sources, le déchiffrage parfois douloureux des diverses écritures manuscrites, les nombreux allers et retours, pour préciser les informations, ou carrément les récupérer quand elles sont manquantes, la perte de données cruciales et les erreurs sont inévitables.
Au final, l’exploitation de ce document si important devient très difficile et lente, ce qui coûte inévitablement en pertinence, en productivité, en efficacité et en rentabilité !
Cela fait beaucoup non ?

Une réponse simple : le rapport d’intervention sur application mobile

Digitaliser la gestion de vos interventions techniques, et par conséquent automatiser la production du rapport d’intervention via une application mobile, constitue une alternative dotée d’atouts considérables :

Avantage n°1 : Des informations fiables et exploitables

Le rapport technique est saisi sur des modèles ergonomiques et intuitifs, paramétrés en fonction du type d’intervention. Texte, photographies, géolocalisation, documents… Les données sont normalisées, ce qui réduit considérablement les éventuels oublis et les erreurs de saisie. En plus, vous les exploitez et les analysez plus facilement !

Avantage n°2 : Fini le papier !

Plus besoin d’imprimer de fiche d’intervention. Le client le signe de manière numérique dès la fin de la prestation, avec ses éventuelles observations en cas d’anomalie ou de désaccord . Il en reçoit automatiquement une copie par mail (au format Word, Excel ou PDF), de même que les services internes à la société intervenante. Un processus simplifié qui vous fait passer dans l’ère du temps réel !

Avantage n°3 : 20% de temps gagné !

Saisies une seule fois dans l’application par le technicien, les données sont compilées et envoyées directement au système d’information de la société. Leur analyse en est facilitée et accélérée, allégeant de cette manière, la charge des services administratifs. Les rapports d’intervention sont générés automatiquement avec les informations saisies par le technicien, qui n’a plus besoin d’aller au bureau pour saisir ses rapports. Chaque semaine, c’est une journée de plus sur le terrain !
Imaginez le temps gagné ne serait-ce que pour s’assurer des engagements contractuels, mais aussi pour l’édition et l’envoi des factures. Et avons-nous besoin de vanter les atouts du stockage numérique, au regard des rapports techniques papier à chercher en cas de besoin, parmi une montagne d’archives ? Assurément non.

Avantage n°4 : Gagnez en efficacité !

Dispacher les interventions entre les techniciens est une tâche lourde et fastidieuse. Les ordres de mission doivent être envoyés aux techniciens, qui doivent eux-mêmes organiser leur tournée en fonction des urgences et/ou des distances pour réduire les temps de parcours. Avec une application de gestion des interventions, vous synchronisez les plannings, attribuez les missions aux techniciens qui reçoivent des notifications sur leur mobile en temps réel, automatisez les tâches et organisez vos équipes en toute simplicité. Toutes les informations collectées sur le terrain peuvent être intégrées automatiquement dans le système GMAO, l’ERP de l’entreprise, ou même sous Excel.

Un avantage organisationnel précieux, qui constitue un gain de temps inégalable, et facilite considérablement la répartition des tâches. Dans la même logique, s’ajoutant au dispatch des tâches et au niveau de détail qu’offre le rapport d’intervention technique automatisé, le suivi de l’intervention est ultra-précis. Il est en effet possible de connaître le début et la fin de la tâche, un compte temps très utile pour facturer les clients ou analyser la productivité par équipe ou par type de tâche.

Comment améliorer la gestion de vos interventions ?

Avantage n°5 : Fini les litiges !

Les litiges étant inévitables, utiliser une solution mobile pour en fluidifier le traitement constitue un véritable atout. En effet, consigner chaque détail dans le rapport d’intervention technique, permet de savoir exactement où la source de tension ou les éléments bloquants se situent : par exemple si un technicien ne peut honorer l’intervention prévue – car le travail devant être réalisé en amont par le client pour en permettre l’exécution n’a pas été effectué – il peut alors justifier de ses retards et éviter à sa société de devoir des pénalités. Encore un gain de temps et une réelle réduction des « faux » litiges !

Découvrez l’ensemble des avantages de l’application Daxium Intervention et facilitez-vous définitivement la production des rapports techniques !

Conclusion

La société Daxium, éditeur de logiciels spécialisés dans la performance des employés nomades, vous propose d’optimiser la gestion de vos interventions techniques à travers Daxium Intervention, une application mobile 100% sur mesure. Destinée à vos collaborateurs travaillant sur le terrain – techniciens, auditeurs, commerciaux, chefs de chantier, agents de maîtrise… – cette application permet, entre autres, de générer facilement et rapidement des rapports d’intervention structurés et directement exploitables, et les faire remonter au siège en temps réel.