Comment faire un audit technique ?
Digitaliser vos procédures d’audit technique.
Le plus important, et sans doute le plus difficile dans un audit technique, est de mettre en place une méthodologie qui s’adaptera à chaque situation. Il est en effet important que les inspections des auditeurs techniques se fassent sur les mêmes bases. Cela passe avant tout par une uniformisation des formulaires d’analyse et l’ensemble des autres documents qui harmonisent les informations collectées et entraînent des préconisations cohérentes.
Alors, bien souvent, les entreprises qui opèrent des audits techniques le font encore sur des formulaires papier. Et qui dit papier dit aussi augmentation des risques d’erreurs. En effet, ceux-ci ne sont pas toujours remplis comme il le faudrait et certaines occurrences ne sont pas indiquées. Par conséquent, la digitalisation des processus par le biais d’un outil numérique pour l’ensemble des collaborateurs vous permettra :
- De normaliser vos formulaires : par exemple, toutes les occurrences devront être remplies. Vos informations seront d’autant plus fiables.
- D’intégrer les données automatiquement pour qu’elles soient analysées.
- D’harmoniser les process de validation. Vous pourrez ainsi contrôler qui fait quoi, comment et quand. Sans être un mouchard, cette fonctionnalité facilite l’organisation de vos équipes.
Automatiser tout ce qui peut l’être lors des inspections et a posteriori.
Le temps perdu à réaliser des tâches chronophages n’est pas l’apanage des sociétés d’études et d’inspections techniques. Néanmoins, celles-ci sont particulièrement concernées par :
- Les saisies d’informations,
- La mise à jour des données, normes, réglementations…
- La planification des audits techniques,
- Et la rédaction de rapports.
Des tâches qui pourraient être automatisées avec un outil numérique personnalisé. Car avec les bonnes solutions, il est aujourd’hui possible d’automatiser une très grande partie des tâches répétitives. Néanmoins, les outils sur le marché sont bien souvent impersonnels et ne correspondent pas au processus métier des entreprises de diagnostics et études techniques. Mais il est aujourd’hui possible de créer sa propre solution, sans connaissance du codage, et d’automatiser ses rapports, ses formulaires, ses alertes, etc.
Vos auditeurs, tout comme vos personnels internes, pourront se concentrer sur des tâches à vraie valeur ajoutée, à commencer par l’analyse et les recommandations aux clients.
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Disposer d’une base de données commune et accessible facilement.
L’utilisation d’une solution numérique accessible à l’ensemble des auditeurs permet au contraire d’archiver et de classer tous les contrats, les fichiers clients, les photos, les dossiers, tout comme les normes et leur mise à jour. Si bien qu’au lieu de chercher dans une pochette parmi des dizaines de dossiers, tout le référentiel est dans le smartphone ou l’ordinateur, et à la bonne place. En un clic, le document cherché apparaît. Et tout le monde peut consulter les mêmes données, favorisant ainsi la collaboration et l’égalité devant l’accès aux informations.
Faciliter la prise de notes avec des formulaires numériques.
Les formulaires numériques sont aussi un bon moyen d’aider à la prise de notes des auditeurs. Non seulement ils peuvent ainsi lister tous les points de contrôle, mais ils limitent aussi le risque d’erreurs. S’il n’y a pas de chiffres quant aux erreurs commises sur support papier, on imagine bien qu’elles sont beaucoup moins nombreuses sur un support numérique qui aura été normalisé auparavant. Autrement dit, le logiciel peut alerter en cas d’erreur. De même, par la standardisation des réponses, il est possible de générer des rapports automatiques.
La prise de notes offre par ailleurs un gain de temps et une efficacité accrue. On estime que le numérique fait gagner 20% de temps, soit 1 journée de plus par semaine sur le terrain. Ce temps est particulièrement utile à l’analyse et aux préconisations à apporter aux clients.
Suivre les bons indicateurs pour vos clients.
Un outil personnalisé d’audit technique favorise aussi l’analyse de très nombreuses informations qui auront été compilées puis structurées. La solution numérique est ainsi capable de croiser pour vous les données et d’affiner vos recommandations selon de multiples critères :
- Par client,
- Par type de bâtiment,
- Par zone géographique,
- Par secteur,
- Etc.
Les auditeurs pourront ainsi mieux évaluer chaque situation et faire des recommandations encore plus précises. Par conséquent, vous augmenterez la satisfaction de vos clients et votre performance commerciale. Plus encore, vous mettrez en place des dispositifs à la fois sur les aspects techniques et sur ceux de la sécurité qui montreront le professionnalisme de votre organisation.
Conclusion
La digitalisation des audits techniques est un pas indispensable à franchir pour l’ensemble des entreprises du secteur. Grâce à cela, elles deviendront plus performantes et plus agiles et répondront toujours mieux aux besoins de leurs clients. Faire en outre le choix d’une solution entièrement à leur image leur permettra d’évoluer dans leur propre écosystème et de faciliter la conduite du changement.
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Vous aussi, automatisez vos audits techniques !
